תיוק מסמכים במאה ה- 21 מי בכלל צריך את זה?

אנו צריכים לתייק חומרים מתוך הנחה שבעתיד יהיה לנו צורך במסמך זה או אחר, לצורך הוכחה- לדוגמא בענייני מיסוי, השוואת נתונים או לכל צורך אחר.

ארגון ותיוק נכון של חומרים יחסוך לנו זמן רב ויאפשר עבודה יעילה ורציפה.


יחד עם זאת, מסמכים שאין בהם תוכן חשוב אין צורך לתייק. לדוגמא, התכתבויות שנעשו לצורך בירורים והתשובה עליהם התקבלה וכעת אין בה יותר צורך, אינם מצריכים תיוק.
מעבר לכך, קיים הצורך הרגשי של כולנו לחיות בסביבה מסודרת ומאורגנת אשר מאפשרת לנו שליטה בנעשה ופעילות עסקית יעילה יותר. “כשהשולחן מאורגן, הראש מאורגן."
לקוחותינו מצפים מאיתנו אף הם לשליטה מלאה בתחום בו אנו עוסקים- אם איננו מוצאים מסמך חשוב באמצע שיחת טלפון (ולעתים גם לאחריה) נתקשה להסביר זאת ללקוחותינו.
במקרים רבים, לחוסר סדר וארגון גם מחיר כלכלי- החל בחשבונות ודו"חות שאבדו ולא שולמו בזמן, רכישת ציוד משרדי מיותר או אובדן חשבוניות המעידות על הוצאות העסק.
למרות הטכנולוגיה הממוחשבת החדשה הכוללת סורקים, מיילים, תיקיות ממוחשבות, אנו עדיין מוצאים כי התנהלות רבה של העסק ומסמכיה החשובים של החברה נשמרים על הנייר (חוזים, ביטוחים ואף סיכומי ישיבות חשובות) ויש לשמור אותם באופן שנוכל לאתר אותם במידת הצורך באופן מהיר.

עכשיו, משנוכחנו לדעת שאין לנו ברירה ואנחנו חייבים לתייק, נמנה את השלבים העיקריים בתיוק אפקטיבי:

1. מיון וזריקה - זהו השלב הראשון בתהליך אשר יסייע לנו לא לשמור חומרים מיותרים, ולהעריך את היקף העבודה והציוד אשר עלינו לרכוש למטרה זו. אין לשמור מסמכים שחיכיתם זמן רב לקרוא אותם. אם לא קראתם אותם מספר חודשים, כנראה שזה כבר לא יקרה...

2. ניירת בתהליך - חשוב לשמור על השולחן במגש מתאים ובמקום נוח.

3. רכישת ציוד - מומלץ להשקיע בציוד איכותי שמחזיק לאורך זמן - מגשים, קלסרים, חוצצים איכותיים וציוד משרדי איכותי. אם יש באפשרותכם, רכשו מגרסה על מנת להפטר מהניירת המיותרת.

4. קביעת הקריטריונים לתיוק - לפי לקוחות, מוצרים, או נושא. בנוסף ברוב המקרים יש צורך בקלסר להצעות מחיר, קלסר למסמכים אישיים (ביטוחים, קופ"ג, בנקים) וקלסר נפרד לחשבונות - לתשלום ולאחר תשלום.

5. חלוקה לקלסרים - בהתאם לקריטוריונים שנקבעו. מומלץ להחליט על צבע אחד של קלסרים על מנת לשמור על מראה אחיד ומסודר. עם זאת, במידה וחלוקה ויזואלית תסייע לכם, תוכלו לרכוש קלסרים בצבעים שונים - לפי לקוחות או נושאים עיקריים, אך מומלץ לחלק עד 5 צבעים.

6. חלוקות פנימיות - על מנת שנוכל לאתר מסמך במהירות, חשוב לבצע חלוקה פנימית בתוך כל קלסר - לפי הקריטריונים הרלוונטיים לכם. חשבו על השם לפיו אתם זוכרים את הלקוח או הנושא ותייקו לפי השם - כך למשל תיוק של "סופר מגה" יוכל להיות באות ס' תחת השם "סופר מגה" או באות מ' תחת "מגה".

7. תיק עסק - על המסמכים החשובים של העסק יש לשמור בקלסר ייעודי נפרד. בקלסר זה יישמרו מסמכי רישום החברה, רשיון העסק, ביטוחים, חוזה שכירות וחוזי העסקה.

8. חוברות, עיתונים וברושורים - בנוסף לניירת מצטברים במשרדים רבים גם ברושורים, חוברות, מגזינים שקיבלנו ואספנו כדי לקרוא כתבה או פרסומת שעניינה אותנו. עם הזמן מצטברים במשרד חומרים רבים בעלי נפח ויש לתת את הדעת על השמירה היעילה של חומרים אלו. האפשרויות הן: הפרדת הכתבה או הדף הרלוונטי ותיוקו בתוך קלסר או שמירה על החוברת כולה בתוך מעמד לחוברות. יש לציין על כל מעמד את תכולתו.

9. תיק תזכורת - חשוב לרכוש ולהשתמש בתיק תזכורת (הידוע בשמו הצבאי ת.ת.) על מנת לשמור על חומרים שהטיפול בהם נדחה. בכל בוקר נוכל לפתוח את התיק בתאריך של היום ולמצוא את המסמכים המצריכים טיפול היום.

10. בדיקה - כיצד ניתן לבחון אם שמירת החומרים היא אכן אפקטיבית? הפשוט ביותר הוא לבדוק כמה זמן לוקח למישהו אחר למצוא חומרים רלוונטיים. התוצאה סבירה בעיניכם? הצלחתם !!

11. שמירה על הסדר והארגון - זה החלק הקשה ביותר... לעיתים אנו מוצאים אנרגיות לבצע ארגון חד פעמי אבל מתקשים לשמור על כך. הקפידו על יום ושעה קבועים אחת לשבוע על מנת לשמור על הארגון אליו הגעתם בעמל רב.
ואם הגעתם לכאן, פשוט תהנו מהתוצאות...


לא נראה לכם בר ביצוע? הזמן שלכם יקר? היעזרו באיש מקצוע אשר יסייע לכם לארגן את המשרד כמו שצריך. כי כל אחד צריך לעשות את מה שהוא יודע הכי טוב!!



*** לפרטים :http://www.osys.co.il