ניהול זמן– מה הקשר בין החופש הגדול וחופשת לידה?

מעבר לכך שבשני המקרים – חופש גדול וחופשת לידה, המילה "חופש" קיימת רק בתיאוריה,

הכשל בהתארגנות לקראתם, נעוץ באסטרטגיה שגויה של ניהול זמן, השכיחה במיוחד בישראל.



קיימות 3 אסטרטגיות שגויות, המאפיינות את ניהול הזמן של רוב בני האדם.
בטרילוגיית הכתבות בנושא, מתוארת כל פעם אסטרטגיה שגויה אחת והשלכותיה, והמלצות לניהול זמן שפוי ונכון יותר. הכתבה הקודמת, עסקה באסטרטגיית הביצועיזם שבסיסה בהנחה המוטעית, שאם רק נהיה יותר יעילים, נצליח לעשות את כל שברצוננו - אסטרטגיה המניבה יותר תסכול מתוצאות.

הכתבה הנוכחית עוסקת באסטרטגיה השכיחה במיוחד בישראל והיא אסטרטגיית הדקה ה-90.

לא מדובר באתר החופשות, אלה בנטייה של ישראלים רבים, לדחות התמודדות עם דברים חשובים וידועים מראש, לרגע האחרון.
תרבותית, יש הגורסים כי הדבר נובע מתפיסת ההישרדות שלנו – שממילא אי אפשר לדעת מה יהיה מחר, אז למה לתכנן ארוך טווח. אחרים גורסים שהדבר נובע מתחושת ה"יהיה בסדר", כי אם בכל מקרה נסתדר, אז למה לבזבז משאבים בהכנה? וההסבר הפסיכולוגי, מתאר פנטזיה, שדחיית הדברים המאתגרים אותנו, והתעלמות מהם - תעלים אותם.

יהא ההסבר אשר יהא, אנו מוצאים עצמנו עושים כל מני דברים שוליים, כאילו כדי "לנקות שולחן וראש לדברים החשובים באמת". אך היות והטיפול ב"דברים הקטנים" לעולם אינו נגמר, המשימות החשובות נדחות לרגע האחרון, ומבוצעות בלחץ ובאיכות ירודה, אחר שהפכו למשבר.

היערכות לחופשת לידה של עובדת הינה הדוגמא הקיצונית ואולי הבולטת ביותר (תרתי משמע, נוכח הבטן ההולכת וגדלה).
יש מנהלים שמצליחים להיערך בלוחות הזמנים הידועים פחות או יותר מראש.
אולם יש מנהלים שאיכשהו "חופשת הלידה", "תופסת" אותם בהפתעה, ואז נערכים בלחץ לקליטת וחניכת ממלא/ת מקום. כך גם הורים בחופש הגדול, נחלקים לשני סוגים – אלה שמראש נערכים, מתכננים ומתארגנים לקראת החופש של הילדים, למול אלה שהחופש תופס אותם בהפתעה – ומאלצם לרוץ לבדוק היכן עוד יש מקום בקייטנות ואיך לעזאזל מתארגנים למול המציאות החדשה הזו.

אז אם גם אתם נוטים להגיע בדקה ה-90, לדברים החשובים באמת, להלן כמה דברים שיוכלו לסייע לכם, לסגל התמודדות נכונה יותר, במרוץ אחרי הזמן;

א. ויסות לחצים כגישה לחיים - ראשית חשוב לדעת שאסטרטגיית הדקה ה-90, שכיחה במיוחד כאשר לחץ העבודה מצטבר, ומספר המטלות שיש לבצע הולך ועולה. ואז למרות שרובנו מודעים לחוסר הרציונאליות של הדחיינות, אנו מוצאים עצמנו מסיטים דווקא את המשימות החשובות, הדורשות מאמץ, הצידה ומתעסקים במטלות שוליות. לכן כשנטייה זו עולה, יתכן שהיא סמן ללחץ, שאיתורו והתמודדות ישירה עמו, תסייע להפחיתה. חשוב לדעת שמשימות שאנו דוחים מעסיקות את מוחנו ומתישות אותנו בלי שנשים לב לכך. למשל דחיית שיחה לא נעימה, גוזלת מאיתנו יותר משאבים מאשר התמודדות מיידית עמה. אז דעו שלפעמים פשוט עדיף לקפוץ למים ולהתמודד עם זה. להורים, תקופת הקיץ הינה מוקד לחץ, שעלול להגביר דחיינות. אחד הדברים שעוזרים, זה להבין שגם ללחץ הזה יש נקודת סיום... ואם אתם מההורים שהקיץ תפס אותם בהפתעה הימנעו מהנבואה– "first time foolish, second time fool", וערכו לעצמכם רישום של המשימות שכדאי היה לעשות - והכניסו אותם כתזכורת במועד הרצוי להכנה, ביומן של הקיץ הבא.

ב. תכנון שבועי - של משימות הכוללות גם את ה"חשוב", בטרם יהפוך ל"דחוף". הקצו בסוף כל יום כמה דקות לתכנון המחר ושלבו בו דברים שלא הגעתם אליהם היום. רישום המשימות, יקל עליכם מהעומס המנטאלי והרגשי הכרוך בזכירתם (הדבר מומלץ במיוחד למי שמתקשה לישון בלילה בשל העומסים המטרידים אותו – רישומם עשוי להקל על בוא השינה).

ג. הקצאת זמן ריאלית - הקצו זמנים הלוקחים בחשבון הפרעות ודברים לא צפויים, שלמעשה צפויים – הסטטיסטיקות מראות שרק כ-50% מזמן המנהל באמת בשליטתו. היישום הפרקטי, הוא בהשארת חלונות גמישים להתמודדות, והבנה שגם הדקה ה-90, לא תמיד בשליטתכם. בנוסף עוזר לדעת, שאחת הסיבות שאנשים מאחרים, או מתעכבים לצאת בזמן לפעילות, היא הקושי בשינויים. אם קורה לכם שתמיד בדרך החוצה, אתם מוצאים עוד דבר אחד חשוב לעשות, עוד מייל לשלוח או משהו לסדר, כנראה שאתם מנסים לדחות את הקץ... הדבר קיים גם ביציאה לקראת פעולות מהנות, כמו למשל השילוב שבין יום כיף בבריכה, ליציאה בערב לסרט. יש משהו בהתארגנות ליציאה שדורש מאיתנו כוחות – ולכן חשוב להקצות לכך יותר זמן מכפי שנדרש טכנית, ובמידת האפשר לא להעמיס יותר מדי – במיוחד בחופש!

ד. תיאום ציפיות - בהאצלת סמכויות לעובדים הקפידו לציין מועד הגשה וזכרו – "משימה שאין לה לו"ז טבעה לזוז". תמר תאט עדרי, יועצת בכירה בפ.ד.ה ואם לתאומים, אומרת למנהלים; "החופש הגדול מהווה הזדמנות עבורכם להפגין מנהיגות. היות וידוע כי תקופה זו מאתגרת להורים עובדים, הערכו גם אתם לכך מראש, בתכנון הזמן השנתי, תאמו ציפיות עם העובדים שלכם והקלו עליהם לעבור את הקיץ בשלום – לרווחת כולם". כך גם בהתארגנות המשפחה לחופש הגדול. ערכו תכנון, ארגון ותיאום ציפיות משפחתי. כך תוכלו לאפשר לילדים לשבור את השגרה (בכל זאת, עבורם זה חופש), באופן שעדיין ישמור על שגרה חיונית. צרו גמישות זמנית בחוקים, בתוך מסגרת ברורה. בהתאם לגיל הילד שתפו אותו ברמות התכנון והבחירה, למשל לקטנים תנו לבחור בין שתי קייטנות. לבוגרים, הגדירו זמן פרטי, זמן משפחתי וזמן למשימות- ואפשרו להם להתארגן למול חלונות זמן אלה. יש לזכור שגם ילדים עשויים לנקוט בטכניקת הדחיינות, ואז בדקו את המודל שאתם מהווים להם בניהול זמן. לעיתים הם יבחרו במודל ההפוך מכם, שגם זה לא מהווה בחירה חופשית, אלה תגובה בקשר שלכם, שעשויה ללוות אותם שנים רבות.

ה. ולבסוף - ניהול ממוקד– אסטרטגיה מומלצת לניהול זמן, המאפשרת השקעת משאבי הזמן והכוחות בדברים החשובים באמת – ובכך "לעשות יותר עם מה שיש". כיצד? מתחילים בשאלה – מה המטרה שלי? ואז מתקדמים במשימות הדרושות לקידומה, תוך אסרטיביות באמירת "לא" למשימות פחות חשובות, עד להשלמת העיקר. כך ניתן לסיים את יום העבודה בשעה סבירה. כי משימות פחות חשובות ניתן להזיז למחר, בעוד שהמשימות העיקריות ישאירו אותנו שעות נוספות (נושא הכתבה הבאה). איילת פדה גודלשטיין, מנכ"לית פ.ד.ה יעוץ ארגוני והדרכה אומרת; "גם מי שאין לו זמן לעשות משימה כמו שצריך, תמיד מוצא זמן כשנאלץ לעשות אותה שוב... אז עדיף להיערך מראש." צוות פ.ד.ה יעוץ והדרכה עוזר למנהלים לעשות יותר עם פחות, בתהליכי יעוץ והדרכה ממוקדים ומכווני תוצאה.



*** איילת פדה גולדשטיין היא מנכ"לית פ.ד.ה - יעוץ ארגוני והדרכה