עיצוב חלל המשרד באמצעות 'מובילוס' - הדור הבא של המשרדים

נסו להיזכר במראה של משרד ממוצע לפני כעשר שנים בלבד.

סביר להניח שהתמונה המרכזית שתעלה בראשכם תהיה של מדפים עמוסי קלסרים, תיקיות וניירת הגולשת גם מכל עבר בשולחנות העבודה לצד אוסף של רהיטים שגודלם ועיצובם אינו תואם את המרחב ואשר, סביר להניח, מצטופפים כך שבקושי אפשר לעבור ביניהם.


את המחזות הללו אפשר להשאיר הרחק מאחור, כי בשנים האחרונות אנו עדים למהפך במראה, בתכנון ובתפיסת החלל של מרחבי העבודה במשרד המודרני, המקביל למהפך ברמות התפקודיות - בשיטות הריהוט והאחסון.

ארבע מגמות עיקריות עומדות מאחורי המהפך המשרדי.

האחת - עלייה עקבית במחירי הנדל"ן, בעקבות המחסור בשטחי משרדים פנויים במרכזי הערים, אשר הביאה לצמצום ניכר בשטח המשרד ולעלייה בחשיבות ניצול החלל המשרדי באופן הפונקציונאלי ביותר.

השנייה - התבססות שיטות העבודה מרחוק (Telework)- מגמה אשר הביאה לכך שעובדים רבים מבצעים חלק ניכר ממשימותיהם מחוץ למשרד - בבית, באתרי הלקוחות ואפילו על שפת הים או בבית קפה. תופעה זו מאפשרת לצמצם את מספר עמדות העבודה הקבועות במשרד ולהפוך אותן למרובות משתמשים.

המגמה השלישית מאופיינת במעבר משיטות תיוק מסורתיות לתיוק דיגיטאלי, תוך מאמץ מתמיד לאחסן חלק גדול ככל האפשר של המידע והניירת באמצעים ממוחשבים.

ולבסוף, מגמת עיצוב המשרד כחלק מזהות המותג, במסגרתה נדרשים מעצבי הפנים לשקף את ערכי המותג ואת סמליו במראה המשרד - החל מחלוקת החללים, דרך בחירת הצבעים וכלה באופי הריהוט ובחירת החומרים.

ארבע המגמות הללו באות לידי ביטוי בתפיסת התכנון של המשרד העדכני: המשרדים היום קטנים יותר, פונקציונליים יותר, חסכוניים יותר בשטחי העבודה והאחסון ומעוצבים באופן התואם את ערכי המותג של החברה.

היציאה מהארכיון
במקביל, עברה גם תפיסת האחסון והתיוק מהפך, שביטויו המרכזי הוא היעלמות חדרי התיוק והארכיונים.
הקצאת שטח ייעודי לארכיון היא בלתי חסכונית מעצם הגדרתה ולכן אינה מתיישבת עם תפיסת תכנון החלל של המשרד המודרני. מרבית המידע מגובה כיום באמצעים ממוחשבים ואת מקום הארכיון המיושן תופסים פתרונות חליפיים, חסכוניים ויעילים יותר. בין היתר, מדובר בשימוש גובר והולך בשירותי ארכיון חיצוניים, בעיקר לניירת המיועדת לשימוש בטווח ארוך ובמגמה העדכנית של שילוב חללי האחסון והתיוק במרחב העבודה האורגני, לניירת בשימוש השוטף ולאמצעי הגיבוי הדיגיטאליים.

הדור הרביעי של התיוק - 70% חיסכון
צמצום שטחי המשרדים, לצד הדרישה הגוברת והולכת לפונקציונאליות מקסימלית ולאסתטיקה ברוח ערכי המותג הפכו את אמצעי התיוק המסורתיים למיושנים, ללא יעילים ובמקרים רבים למיותרים.
הדור החדש של אמצעי האחסון והתיוק הופך את האילוצים ליתרונות ומציג פתרונות חכמים, חסכוניים ומעוצבים העונים על הדרישות החדשות.

יחידת התיוק החדשות עושות שימוש מינימאלי וחסכוני בשטח הרצפה של המשרד ומנצלות את החללים הקיימים באופן אופטימלי. לא עוד יחידות מדפים במידות קבועות מראש, אלא יחידות אחסון חכמות, המותאמות במיוחד למבנה ולחללים הייחודיים של כל משרד
וכמו במבנה החיצוני ובגודל יחידת האחסון, כך גם במבנה הפנימי שלה: כמות הניירת ההולכת ומצטמצמת, לטובת אמצעי גיבוי דיגיטליים כמו דיסקים וקלטות גיבוי, יצרו צורך חדש בהתאמה מדויקת של המבנה הפנימי של יחידת האחסון לאופיים ולגודלם של הפריטים המאוחסנים. אם פעם הסתפקנו בכוננית מדפים פשוטה לקלסרים ולתיקיות, היום אנו זקוקים למדפים ולמגירות ייעודיים ולאביזרים משלימים, שיתנו מענה מדויק לצרכים הייחודיים של כל משרד ומשרד.

ומה לגבי העיצוב? הארכיון הקלאסי נעלם וחללי התיוק הפכו, למעשה, לרהיטים משרדיים המשתלבים באופן אורגני במרחב העבודה ולעיתים גם בשטחים הייצוגיים במשרד, כמו חדרי ישיבות ולובי הכניסה.
כיום, התכנון הבסיסי של מערכות האחסון חייב לאפשר לאדריכלים ולמעצבי הפנים חופש עיצובי מוחלט, כך שהיחידות יוכלו להפוך לחלק בלתי נפרד מה- Look & Feel של חלל העבודה, כפי שהוא מושפע מזהות וערכי המותג. תשכחו מפורמייקה משעממת בטקסטורת עץ - מערכות האחסון והתיוק החדשניות מאופיינות בגמישות עיצובית, הן מבחינת חומרי החיפוי והטקסטורה המגוונים (זכוכית מותזת, מתכת מגלוונת במבחר צבעים...) והן מבחינת האפשרות לשלב מוטיבים מעולם התוכן של מותג החברה: צבעים, לוגו, צילומים ועוד.

חושבים מחוץ למדף
אז איך מנצלים באופן אופטימלי את חלל המשרד ההולך ומצטמצם, מבלי להתפשר על נוחות, על נגישות ועל עיצוב עדכני? חושבים מחוץ לקופסא, או יותר נכון – מחוץ למדף.
לפני למעלה מ-50 שנה, ישב המהנדס השוויצרי הנס אינגולד בספרייה שבעיר מגוריו וניסה להבין "מדוע יש צורך במעבר קבוע בין ספריה לספריה, כאשר רוב הזמן איש אינו משתמש במעברים?".
כך נולד במוחו הרעיון להפוך את מדפי האחסון לדינמיים, באמצעות שינועם על גבי מסילות - מה שיאפשר להצמיד אותם זה לזה ולחסוך את שטח המעברים. יחידות המדפים נעות על מסילות הקבועות ברצפה, ונצמדות לזו לזו כך שרק מעבר אחד נפתח ביניהן בכל פעם ומאפשר גישה למדף המבוקש. מסתבר כי כך ניתן לחסוך עד 70% משטח האחסון או להשיג תוספת קיבולת של עד 150%!
עשור לאחר מכן, רכשה חברת 'קומפקטוס' הישראלית, מקיבוץ עין החורש, את הפטנט השוויצרי והקימה קו ייצור מרשים, המייצר עד היום מגוון מערכות אחסון חכמות, המתאימות לכל צורת מבנה ולכל מידה של ציוד מאוחסן, החל מציוד משרדי ועד לציוד תעשייתי כבד.



*** הכותב הינו אסטרטג עסקי המתמחה בהובלת תהליכי חדשנות ושינוי אסטרטגי ויו"ר
דירקטוריון חברה העוסקת בפיתוח אמצעים לחיסכון בשטח רצפה.